Διερεύνηση περιστατικών
Κανένα σύστημα εσωτερικού ελέγχου δεν είναι δυνατόν να παρέχει απόλυτη εξασφάλιση απέναντι στην απάτη. Ως εκ τούτου, ο κάθε οργανισμός θα πρέπει να ακολουθεί ένα σύστημα για την άμεση, αρμόδια, εμπιστευτική εξέταση, έρευνα και διευθέτηση των καταγγελιών που αφορούν πιθανή απάτη, καθώς και για την επίλυση των περιπτώσεων μη συμμόρφωσης.
Ο ρόλος της Fraud Line καθώς και των στελεχών του οργανισμού που συμμετέχουν είναι προκαθορισμένος πριν την έναρξη της διαδικασία της έρευνας. Με τον κατάλληλο προγραμματισμό είναι δυνατόν να ελαχιστοποιηθούν οι απώλειες, να βελτιωθούν οι πιθανότητες της αποκατάστασης της ζημίας και να επιτευχθεί μερική ή ολική ανάκτηση των απωλειών. Στόχος μας είναι η ελαχιστοποίηση της έκθεσης σε μακροχρόνιες και ακριβές δικαστικές διαμάχες, η αποφυγή της ζημίας στη φήμη της εταιρίας ή του δημόσιου οργανισμού και η προώθηση του μηνύματος της μηδενικής ανοχής.
Πριν ακόμα προκύψει καταγγελία ο οργανισμός με τη βοήθεια μας, θεσπίζει διαδικασία για την εξέταση αξιόπιστων καταγγελιών. Τα άτομα που ασχολούνται με τις έρευνες διαθέτουν την απαραίτητη εξουσία, γνώσεις και δεξιότητες για την αξιολόγηση των ισχυρισμών και τον καθορισμό της κατάλληλης πορείας δράσης. Η διαδικασία θα πρέπει να περιλαμβάνει ένα σύστημα διαχείρισης υποθέσεων κατά την οποία όλες οι καταγγελίες θα εισάγονται και θα αξιολογούνται.
Αν κριθεί σκόπιμη η περαιτέρω έρευνα, μια προσεκτικά σχεδιασμένη και προσαρμοσμένη διαδικασία για τη διεξαγωγή ερευνών βοηθά τον οργανισμό να μετριάσει τις απώλειες και τους κινδύνους που σχετίζονται με την ίδια την έρευνα. Η ομάδα έρευνας αναφέρει τα συμπεράσματά της στο κατάλληλο στέλεχος, όπως τα ανώτερα διοικητικά στελέχη, διευθυντές, νομικό σύμβουλο, εποπτικά όργανα, οι οποίοι δεν θα πρέπει να εμπλέκονται έμμεσα η άμεσα με την υπόθεση. Δημοσιοποίηση των αποτελεσμάτων μπορεί επίσης να είναι υποχρεωτική βάσει νόμου ή πολιτικής διαφάνειας της εταιρίας στους ρυθμιστικούς φορείς, επενδυτές, τους μετόχους, τα μέσα μαζικής ενημέρωσης ή άλλους.
Όταν απαιτείται πρόσβαση σε μηχανογραφημένα στοιχεία για να διενεργηθεί περαιτέρω έλεγχος, χρησιμοποιούνται ειδικοί εμπειρογνώμονες στην διατήρηση των αρχείων των υπολογιστών του οργανισμού, για να μην παραποιηθούν στοιχεία αλλά και για να μην παρεμποδιστεί η λειτουργία της εταιρείας. Οι ενέργειες που λαμβάνονται είναι οι βέλτιστες υπό τις περιστάσεις, εφαρμόζονται με συνέπεια σε όλα τα επίπεδα της ιεραρχίας των εργαζομένων (συμπεριλαμβανομένων των ανώτερων διοικητικών στελεχών) και λαμβάνονται μετά από διαβούλευση με το ανθρώπινο δυναμικό (HR) και τα άτομα που είναι υπεύθυνα για τις αποφάσεις αυτές. Η παροχή νομικών συμβουλών πριν και κατά τη διάρκεια της έρευνας είναι ζωτικής σημασίας, καθώς οι μη επαρκώς τεκμηριωμένες αποφάσεις της διοίκησης εις βάρος των εργαζομένων, είτε αφορούν τη λήψη κάποιου πειθαρχικού μέτρου είτε την έναρξη αστικής ή ποινικής δικαστικής διαδικασίας, ενέχουν σοβαρούς κινδύνους για την εταιρεία.
Ο ρόλος της Fraud Line καθώς και των στελεχών του οργανισμού που συμμετέχουν είναι προκαθορισμένος πριν την έναρξη της διαδικασία της έρευνας. Με τον κατάλληλο προγραμματισμό είναι δυνατόν να ελαχιστοποιηθούν οι απώλειες, να βελτιωθούν οι πιθανότητες της αποκατάστασης της ζημίας και να επιτευχθεί μερική ή ολική ανάκτηση των απωλειών. Στόχος μας είναι η ελαχιστοποίηση της έκθεσης σε μακροχρόνιες και ακριβές δικαστικές διαμάχες, η αποφυγή της ζημίας στη φήμη της εταιρίας ή του δημόσιου οργανισμού και η προώθηση του μηνύματος της μηδενικής ανοχής.
Πριν ακόμα προκύψει καταγγελία ο οργανισμός με τη βοήθεια μας, θεσπίζει διαδικασία για την εξέταση αξιόπιστων καταγγελιών. Τα άτομα που ασχολούνται με τις έρευνες διαθέτουν την απαραίτητη εξουσία, γνώσεις και δεξιότητες για την αξιολόγηση των ισχυρισμών και τον καθορισμό της κατάλληλης πορείας δράσης. Η διαδικασία θα πρέπει να περιλαμβάνει ένα σύστημα διαχείρισης υποθέσεων κατά την οποία όλες οι καταγγελίες θα εισάγονται και θα αξιολογούνται.
Αν κριθεί σκόπιμη η περαιτέρω έρευνα, μια προσεκτικά σχεδιασμένη και προσαρμοσμένη διαδικασία για τη διεξαγωγή ερευνών βοηθά τον οργανισμό να μετριάσει τις απώλειες και τους κινδύνους που σχετίζονται με την ίδια την έρευνα. Η ομάδα έρευνας αναφέρει τα συμπεράσματά της στο κατάλληλο στέλεχος, όπως τα ανώτερα διοικητικά στελέχη, διευθυντές, νομικό σύμβουλο, εποπτικά όργανα, οι οποίοι δεν θα πρέπει να εμπλέκονται έμμεσα η άμεσα με την υπόθεση. Δημοσιοποίηση των αποτελεσμάτων μπορεί επίσης να είναι υποχρεωτική βάσει νόμου ή πολιτικής διαφάνειας της εταιρίας στους ρυθμιστικούς φορείς, επενδυτές, τους μετόχους, τα μέσα μαζικής ενημέρωσης ή άλλους.
Όταν απαιτείται πρόσβαση σε μηχανογραφημένα στοιχεία για να διενεργηθεί περαιτέρω έλεγχος, χρησιμοποιούνται ειδικοί εμπειρογνώμονες στην διατήρηση των αρχείων των υπολογιστών του οργανισμού, για να μην παραποιηθούν στοιχεία αλλά και για να μην παρεμποδιστεί η λειτουργία της εταιρείας. Οι ενέργειες που λαμβάνονται είναι οι βέλτιστες υπό τις περιστάσεις, εφαρμόζονται με συνέπεια σε όλα τα επίπεδα της ιεραρχίας των εργαζομένων (συμπεριλαμβανομένων των ανώτερων διοικητικών στελεχών) και λαμβάνονται μετά από διαβούλευση με το ανθρώπινο δυναμικό (HR) και τα άτομα που είναι υπεύθυνα για τις αποφάσεις αυτές. Η παροχή νομικών συμβουλών πριν και κατά τη διάρκεια της έρευνας είναι ζωτικής σημασίας, καθώς οι μη επαρκώς τεκμηριωμένες αποφάσεις της διοίκησης εις βάρος των εργαζομένων, είτε αφορούν τη λήψη κάποιου πειθαρχικού μέτρου είτε την έναρξη αστικής ή ποινικής δικαστικής διαδικασίας, ενέχουν σοβαρούς κινδύνους για την εταιρεία.
